人のせいにするのはもうやめよう。問題はシステムにある — 中小企業の業務ミス、繰り返される原因

多くの中小企業では、仕事で問題が起きると、その業務を担当した人に責任を問う。 （上司たちがその書類を見て決裁印まで押していたのに、いざ問題が起きると知らん顔だったりする。）

もちろん、その個人が未熟だったり不注意だったりしてミスをすることも多い。だが、そのミスが二度三度と繰り返されるならどうだろう。

そのときは、人のせいだと見るべきではないし、個人の問題として片づけてもいけない。特に会社では、こうした問題を見つけたら、その担当者を叱る前に、まずその業務のプロセスを確認すべきだ。 （社員を叱る時間に問題点を見つけて解決してしまう上司がいちばんかっこいい。）

会社ではさまざまな仕事とさまざまなミスが起きるので、ぱっと見では、その担当者が細かいところに気を配れていないように見える。けれど、実際にその業務プロセスをじっと見てみると、おかしな点が見えてくる。これ、こんなやり方でやっていたの？ これってこう作られているの？ と驚くことが多い。しかも、なぜこうしているのかと聞けば、「昔からこうやってきたんですけど？」という答えが返ってくることも少なくない。

たとえその担当者が未熟だとして別の担当者に替えても、同じミスが起きることがある。

つまり、問題はシステムだったのだ。とはいえ、多くの中小企業では、創業当初の小さなオフィスでの業務プロセスをそのまま引き継いで維持していることが多く、「システムを点検する」という発想自体がない。業務の流れを説明してみてと言われても、説明できる人はごく少ない。その人に問題があるというより、ずっとそう流れてきただけなのだ。

もし自分が同じミスを繰り返しているなら、自分を責めないでほしい。会社や上司がそのシステムを見直して、ヒューマンエラーが起きないよう改善してくれるのがいちばんだが、上司も会社も気づいていないことが多い。

この悪循環から抜け出しつつ、同時に仕事ぶりも認められる方法は、自分からこのプロセスを直してみることだ。何年も続いてきたやり方に勝手に手を入れるのはためらわれるかもしれないが、実はそう指示した側も、なぜそうしているのか分かっていないことがある。自分で直すのが難しければ、どこでエラーが起きているのかを把握したうえで、どう直すべきかを上司に相談してみるのもいい。こうしてプロセスを理解しようとする行為そのものが、上司の目にはかなり賢く映る。 （「ああ、この子のせいじゃなくて、システムの問題だったんだ」と感じてもらえれば、今後は叱責も少し減るかもしれない。）

実際、Excelで繰り返しファイルを作り、移し替え、貼り付けるなかで起こるデータミスはかなり多い。有料プラットフォームを導入したり、ERPの追加開発を進めたり、あるいはたった一つExcelの数式を足すだけで、あっさり解決することもある。 （大企業のシステムで働く人は驚くかもしれない。だが、これが中小企業の現実だ。）

ヒューマンエラーだと片づけて担当者の未熟さを責めるより、その業務そのものを見直してシステムを疑うほうがいい。さらに、こうした状況のなかで自分の能力を疑って落ち込んでいる読者がいるなら、どうか今からは自分を責めず、システムを疑ってほしい。絶対にあなたのせいではない。